Admin
15/09/2023
Share
Tạo hoặc chỉnh sửa tệp .Csv để nhập vào ứng dụng Outlook.
Công cụ Excel và Outlook của Microsoft 365 đã được cập nhật cho phiên bản Outlook 2021 và Outlook 2019. Ngoài ra, còn có các phiên bản Excel 2016, Outlook 2016, Excel 2013 và Outlook 2013. Office dành cho doanh nghiệp cũng được hỗ trợ trong Microsoft 365. Người quản trị cũng có thể sử dụng phiên bản Excel 2010 và Outlook 2010. Phiên bản Outlook 2007 cũng có sẵn.
Tệp CSV (Phân tách bằng dấu phẩy) là một loại tệp đặc biệt được sử dụng để tạo hoặc chỉnh sửa trong Excel. Thay vì lưu trữ thông tin trong các cột, tệp CSV lưu trữ thông tin bằng cách phân tách chúng bằng dấu phẩy. Việc chuyển đổi văn bản và số từ một chương trình sang chương trình khác thông qua tệp CSV rất dễ dàng. Ví dụ: bạn có thể xuất danh sách liên hệ từ Google và nhập chúng vào Outlook bằng tệp CSV.
Để nhận sự hỗ trợ về việc nhập danh sách các mục nhập trong lịch vào ứng dụng Outlook, hãy tham khảo phần nhập và xuất email, danh bạ và lịch của Outlook.
Tạo một file .Csv từ nguồn cung cấp email hoặc ứng dụng khác
Khi bạn xuất danh bạ từ một chương trình khác như Gmail, bạn có thể lựa chọn định dạng tệp. Gmail cung cấp các tùy chọn như tệp CSV của Google, tệp CSV của Outlook hoặc vCard. Khi xuất từ một hồ sơ Outlook để nhập vào hồ sơ khác, bạn có thể chọn xuất thành tệp CSV (Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy) hoặc tệp .Pst (Dữ liệu Outlook).
Tải về và mở một tệp tin .Csv mẫu để nhập danh bạ vào Outlook
Có hai phương pháp để bạn tạo một tập tin CSV cho danh bạ theo cách thủ công nếu bạn muốn.
Tạo file Excel và lưu thành một file CSV
Nếu bạn muốn cung cấp thông tin liên hệ trong một chương trình không cho phép bạn xuất ra, bạn có thể nhập thông tin liên hệ đó bằng cách thủ công.
Tạo bản ghi mới trong Excel.
Thêm một phần tử tiêu đề cho mỗi thông tin bạn muốn ghi lại (ví dụ: tên, họ, địa chỉ email, số điện thoại và ngày sinh), sau đó điền thông tin vào các phần tử tương ứng.
Khi bạn thực hiện xong, tệp Excel của bạn sẽ trông giống như thế này.
Chọn Tệp> Lưu dưới dạng.
Sử dụng hộp thả xuống để chọn CSV (phân tách theo dấu phẩy) (*.csv), đặt tên cho tệp của bạn, rồi chọn Lưu.
Bây giờ, bạn có thể sử dụng tệp CSV mới này để nhập danh sách liên lạc của mình vào Outlook.
Tải về tệp tin mẫu CSV
Nếu bạn muốn khởi đầu với một tập tin CSV trống, bạn có thể tải về tập tin mẫu phía dưới.
Tải tệp .csv mẫu này xuống máy tính của bạn. Khi được nhắc, chọn Lưu tệp vào máy tính của bạn dưới dạng tệp CSV. Nếu bạn lưu dưới dạng tệp Excel (.xls hoặc .xlsm), tất cả các dữ liệu sẽ được nhồi vào một cột!
Trên máy tính của bạn, khởi động chương trình Excel.
Trong Excel, đi đến Tệp > Mở > rồi dẫn hướng đến tệp .csv bạn vừa tải xuống máy tính của mình. Để tìm tệp .csv, hãy đảm bảo xem Tất cả các tệp. Bấm vào tệp .csv để mở.
Khi làm việc với tệp CSV mẫu, bạn nên ghi nhớ một số điều như sau:
Outlook cần có đầu đề cột ở hàng đầu tiên vì vậy đừng thay thế chúng bằng nội dung khác.
Ngôn ngữ của các đầu đề cột phải khớp với ngôn ngữ mặc định của Outlook. Nếu ngôn ngữ mặc định của Outlook được đặt là tiếng Bồ Đào Nha, ví dụ: bạn phải chỉnh sửa các đầu đề cột để chúng xuất hiện trong tiếng Bồ Đào Nha.
Bạn có thể xoá thông tin ở hàng 2-6 (tên mẫu, số điện thoại, địa chỉ email, v.V.).
Bạn không cần điền giá trị cho từng cột. Chỉ cần nhập thông tin bạn muốn.
Lưu tệp với tên mới có định dạng tương tự như tệp CSV (.Csv). Nếu bạn sử dụng Excel để làm việc với tệp, khi lưu, Excel sẽ liên tục hỏi “bạn có chắc chắn muốn lưu tệp ở định dạng CSV không?” Hãy luôn chọn Có. Nếu bạn chọn Không, tệp sẽ được lưu dưới định dạng riêng (.Xlsx) và Outlook sẽ không thể sử dụng tệp này để nhập dữ liệu.
Thử nhập tệp CSV của bạn với một vài liên hệ trước nhằm đảm bảo rằng kết quả làm bạn hài lòng. Sau đó, bạn có thể xóa các liên hệ đã nhập, thêm nhiều liên hệ vào tệp CSV, rồi nhập lại.
Nếu bạn đã nhập dữ liệu trong tệp CSV mẫu, đây là những gì nó sẽ trông như thế nào trong Outlook trên web dành cho Microsoft 365:
Chỉnh sửa file danh bạ .Csv bạn muốn nhập vào Outlook
Nếu bạn muốn chỉnh sửa tệp .Csv đã được xuất từ Outlook và nhập lại vào Outlook hoặc một nhà cung cấp email khác, bạn có thể sử dụng Excel để thực hiện điều này một cách dễ dàng.
Dưới đây là một số điều cần nhớ khi chỉnh sửa tệp .Csv:
Giữ những tiêu đề cột ở hàng đầu.
Khi lưu tệp CSV, Excel sẽ yêu cầu xác nhận “Bạn có muốn lưu tệp ở định dạng CSV không?” Hãy luôn chọn “Có”. Nếu chọn “Không”, tệp sẽ được lưu ở định dạng Excel (.Xlsx) riêng biệt và không thể nhập vào Outlook.
Vấn đề: Tất cả các thông tin của tôi đều xuất hiện trong cột đầu tiên
Dưới đây là một vài lý do xảy ra sự cố, cùng cách giải quyết khi gặp phải những sự cố này:.
Nếu bạn lưu tệp CSV theo định dạng khác như .Xls hoặc .Xlm, dữ liệu sẽ được hiển thị trong cột đầu tiên. Vui lòng quay lại tệp CSV gốc và lưu lại theo định dạng .Csv.
Chương trình có thể thêm dấu ngoặc kép vào dữ liệu trong tệp CSV. Điều này khiến Excel xử lý dữ liệu như là một đơn vị duy nhất. Ví dụ: giả sử dữ liệu của bạn trông như sau:.
a, b, c, d – Excel đặt từng chữ cái trong cột riêng của chữ cái đó.
“a, b, c, d”, e – Excel đặt a, b, c, d trong một cột và e trong một cột khác.
Để xem liệu đây có phải là sự cố với tệp của bạn hay không, mở tệp của bạn trong Notepad: Bấm chuột phải vào tệp CSV trong Windows, chọn Mở bằng > Notepad. Tìm kiếm các dấu ngoặc kép dư thừa.
Nếu bạn tìm thấy dấu ngoặc kép dư thừa, đây là cách khắc phục tệp của bạn:
-
Sử dụng Excel để mở tệp CSV. Mọi dữ liệu sẽ nằm trong cột A và dấu ngoặc kép sẽ không còn nữa.
-
Bây giờ, sử dụng trình hướng dẫn Văn bản thành Cột để phân tách dữ liệu trong cột A thành các cột riêng lẻ: trên thanh menu, chọn Dữ liệu > Văn bản thành Cột.
Văn bản thành cột”> -
Chọn Phân chia > Tiếp theo. Sau đó chọn Dấu phẩy > Kết thúc.
-
Lưu tệp là định dạng .Cvs để bạn vẫn có thể nhập vào Outlook.
Đọc thêm
Thêm thông tin liên lạc vào Outlook.
Gửi liên hệ từ Outlook.
Bạn cần hỗ trợ gì?
Bạn có quan tâm đến các lựa chọn khác không?
Khám phá những lợi ích đáng giá từ việc đăng ký gói dịch vụ, khám phá các khóa đào tạo hấp dẫn, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và nhiều điều thú vị khác.
