G Suite là gì? Cách G Suite Google chinh phục người dùng|

Admin

15/09/2023

Share

G Suite là một bộ công cụ của Google được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, bao gồm nhiều ứng dụng hữu ích như Gmail., Drive, Docs, Sheet,… Mặc dù nhiều người sử dụng hàng ngày các ứng dụng thuộc G Suite, nhưng vẫn có khá nhiều người không hiểu rõ về bộ công cụ này.

Điện toán đám mây hay còn gọi là Cloud Computing, là mô hình cung cấp các tài nguyên máy tính cho người dùng thông qua internet. Nguồn tài nguyên này bao gồm rất nhiều thứ liên quan đến điện toán và máy tính. Người dùng có thể truy cập vào bất cứ tài nguyên nào trên đám mây. Vào bất kỳ thời điểm nào và ở bất kỳ đâu, chỉ cần kết nối với hệ thống internet.

Với mục tiêu cung cấp cho người dùng – đặc biệt là các doanh nghiệp – một phương pháp làm việc và giao tiếp với đối tác nhanh chóng và tiện lợi hơn, G Suite tích hợp nhiều tiện ích chi phí thấp như Gmail., bộ Office, Drive lưu trữ, Calendar, Hangouts,… Hiện tại, có hơn 5 triệu doanh nghiệp đang sử dụng bộ công cụ này để gửi email, trò chuyện, gọi video call, lên lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu,…

Tác dụng của G Suite là gì?

G Suite đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho người dùng, doanh nghiệp và kỹ sư công nghệ. Cụ thể như sau:

Đối với khách hàng

Có thể tiếp cận kho dữ liệu bất cứ khi nào, ở bất kỳ đâu.

Lưu trữ và chia sẻ thông tin với dung lượng lớn – 30GB hoặc không giới hạn (tuỳ thuộc vào gói đăng ký).

Ứng dụng gửi thư điện tử thông minh với bộ lọc ngăn chặn thư rác hiệu quả.

Sử dụng trò chuyện và cuộc gọi video (Hangouts) để giao tiếp với đối tác/khách hàng một cách thuận tiện.

Sửa đổi tài liệu trực tuyến bằng bộ Office tiện ích.

Bảo vệ thông tin hiệu quả hơn nhờ công nghệ điện toán đám mây.

Đối với kỹ sư công nghệ

Chi phí cố định rất hạ (chỉ từ 2.5 USD/người dùng).

Không cần sử dụng phần cứng, bạn có thể tiết kiệm được nhiều chi phí cho việc cài đặt phần mềm, lắp đặt và bảo trì.

Dễ dàng tích hợp các ứng dụng có liên quan nhờ vào nền tảng mở dựa trên công nghệ điện toán đám mây.

Không cần thanh toán tiền bản quyền.

Đối với công ty/Doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp.

Tăng hiệu quả và năng suất công việc.

Cung cấp các phương án linh hoạt để thực hiện các biến đổi trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng.

Giảm bớt gánh nặng về hoạt động điều hành, giúp doanh nghiệp tập trung mọi nguồn lực vào phát triển kinh doanh.

Xây dựng môi trường làm việc khoa học thông qua công nghệ tiên tiến cho đội ngũ nhân viên.

Những đặc điểm của G Suite là gì?

Hiện tại, G Suite có rất nhiều tính năng hữu ích. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của G Suite:

Gmail.

Google Calendar.

Google Docs.

Google Drive.

Google Hangouts.

Google Site.

Google Vault.

Hãy cùng Mắt Bão khám phá chi tiết về từng tính năng đã nêu trên!

Bộ công cụ G Suite gồm các ứng dụng chủ yếu như sau:.

Gmail.

Đây là dịch vụ email rất nổi tiếng của Google với hơn 400 triệu người dùng. Với Gmail., bạn có thể gửi mail nhanh chóng theo thời gian thực. Ngoài ra, công cụ này của G Suite còn giúp bạn lưu trữ một lượng lớn email (hạn chế việc phải xóa mail), quản lý hộp thư ngay cả khi đang offline, lọc thư rác và bảo mật hiệu quả,…

Google Calendar.

Khi sử dụng Google Calendar., bạn có thể lên lịch, sắp xếp cuộc hẹn, công việc trực tuyến chỉ với các thao tác rất đơn giản. Đồng thời, Google Calendar. cũng cho phép người dùng chia sẻ lịch làm việc cá nhân đồng thời xem lịch của đồng nghiệp/cộng sự nhằm chủ động hơn trong công việc.

Google Docs.

Google Docs. là công cụ cho phép bạn xem, chỉnh sửa, thay đổi và chia sẻ văn bản trực tuyến một cách nhanh chóng, ở bất cứ đâu, vào bất cứ lúc nào.

Google Drive.

Đây là nơi người dùng lưu trữ các dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video,…) trên nền tảng đám mây của Google. Bạn có thể dễ dàng sao lưu, đồng bộ tất cả các tập tin từ máy tính/thiết bị di động của mình sang Google Drive. và chia sẻ chúng với những người dùng khác.

Google Hangouts.

Hangouts là một công cụ cho phép người dùng tiến hành các cuộc họp video trực tuyến trên các thiết bị di động và máy tính xách tay. Nhờ tính năng đồng bộ hóa với các ứng dụng khác của Google, Hangouts mang lại sự thuận tiện cho việc trao đổi thông tin chỉ với vài thao tác đơn giản.

Google Site.

Google Site. cho phép doanh nghiệp tạo ra một mạng nội bộ dễ dàng để chia sẻ, cập nhật, truyền đạt các thông tin, dữ liệu. Định dạng được Google Site. hỗ trợ bao gồm: doc, xls, csv, ppt, pdf, txt,…

Google Vault.

Đây là một ứng dụng quan trọng đối với người dùng G Suite phiên bản Business và Enterprise. Google Vault. cho phép bạn tìm kiếm, trích xuất dữ liệu để tạo ra eDiscovery (Electronic Discovery – khám phá thông tin ở định dạng điện tử).

Lợi ích và hạn chế của G Suite là gì?

Theo đánh giá của phần lớn người dùng, G Suite có những điểm mạnh và điểm yếu sau đây.

Lợi ích của G Suite là gì?

Tương đối dễ sử dụng, giao diện thân thiện, đơn giản.

Có nhiều tiện ích đặc biệt, cao cấp (ví dụ: Gmail. cho doanh nghiệp với dung lượng lưu trữ lên đến 30GB).

Video call, chat, lưu trữ, chia sẻ tài liệu và thiết lập lịch làm việc được thực hiện một cách thuận tiện, giúp tăng cường hiệu suất công việc.

Người dùng có thể truy cập vào tài liệu được lưu trữ trên đám mây từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào.

Điểm yếu của G Suite là gì?

Server không được đặt tại Việt Nam, vì vậy nếu gặp vấn đề kỹ thuật, dữ liệu bạn đã lưu trữ có thể bị mất.

Việc áp dụng G Suite trong các công ty lớn sẽ dẫn đến tăng chi phí dịch vụ.

Đối chiếu G Suite và các dịch vụ miễn phí khác của Google

Hầu hết các phần mềm trong G Suite đều có phiên bản miễn phí tương đương trên Google. Tuy nhiên, G Suite đã bổ sung một số tính năng quan trọng để hỗ trợ tối đa quy trình làm việc của doanh nghiệp. Ví dụ như:

Cùng chia sẻ lịch làm việc với đồng nghiệp hoặc cấp trên.

Gói G Suite có thể lưu trữ lên đến 30GB hoặc không giới hạn trong đám mây, trong khi Drive miễn phí chỉ cung cấp 15GB lưu trữ.

Các công cụ quản trị nâng cao như việc thêm/xóa người dùng trong tổ chức, xác thực 2 yếu tố và chuyển dữ liệu lên G Suite được thực hiện một cách đơn giản.

Công cụ quản lý thiết bị di động, kiểm soát tài khoản người dùng, điều khiển ứng dụng trong gói và xoá dữ liệu từ xa.

Cho phép doanh nghiệp/tổ chức sử dụng thư điện tử với tên miền đăng ký riêng (ví dụ: account@yourcompanydomain.Com).

G Suite có mức giá là bao nhiêu?

Hiện tại, Google đang cung cấp ba gói G Suite với các tính năng và mức phí khác nhau. Cập nhật tháng 10/2019, chi tiết như sau:

G Suite Basic: Cung cấp 30GB dung lượng lưu trữ cho Gmail. và Google Drive.. Bao gồm nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc như: Shared Calendar, video call, chat,… nhưng không có Cloud search, App Maker và Vault. Giá của gói Basic là 50.4 USD/user/năm.

Gói G Suite Business tương tự gói Basic, nhưng có thêm tính năng lưu trữ không giới hạn trên cloud và bao gồm Vault, Cloud Search. Ngoài ra, gói này cũng cho phép phát triển ứng dụng tùy chỉnh. Giá của gói này là 122.2 USD/user/năm.

G Suite Enterprise là phiên bản cao cấp nhất của G Suite, mang đến nhiều tính năng quản lý dữ liệu cao cấp và hệ thống bảo mật toàn diện với mức giá 300 USD/user/năm.

Hướng dẫn đăng ký G Suite

Để đăng ký G Suite, bạn cần thực hiện những bước sau đây:

Bước 1: Đăng nhập trên trang web chính thức của Google G Suite. Tiếp đến, bấm nút “Get Started” để bắt đầu.

Bước 2: Điền đủ tất cả thông tin của doanh nghiệp. Sau đó, nhấn vào nút “Tiếp theo” để chuyển đến phần kế tiếp.

Bước 3: Hệ thống xuất hiện bảng thông báo. Nhập thông tin của bạn (tên, email, số điện thoại) và bấm “Next”.

Bước 5: Nhập tên miền của bạn vào ô và nhấn “Tiếp theo”.

Bước 6: Đăng ký thông tin đăng nhập. Sau đó gõ vào các ô tương ứng để tạo tài khoản G Suite.

Bước 7: Sau khi bấm nút “Start”, hệ thống sẽ hiển thị một thông báo trên màn hình. Bạn cần nhập các thông tin về doanh nghiệp của mình vào phần tương ứng.

Bước 8: Truy cập vào trang quản trị tên miền và tạo các DNS record theo thông tin được cung cấp bởi Google.

Bước 9: Khi đã hoàn thành, hãy quay lại trang đăng ký G Suite. Nhấp vào “Xác minh miền & Cài đặt email”. Xin chúc mừng bạn đã đăng ký G Suite thành công.

Quá trình này có thể mất thời gian từ 30 phút đến 24 giờ, tuỳ thuộc vào tốc độ cập nhật của hệ thống quản lý DNS tên miền.

Đối tượng nào nên sử dụng G Suite?

Nếu bạn có sử dụng tất cả các dịch vụ của Google, G Suite là một lựa chọn tốt. Với việc lưu trữ trực tuyến nhiều dữ liệu, G Suite cho phép bạn đặt mua thêm Google Drive. với chi phí $10/tháng. Tương tự như vậy cho các dịch vụ nhỏ khác của G Suite. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng lớn G Suite sẽ là giải pháp. Nhưng nếu bạn không có nhu cầu sử dụng hết, G Suite có giá khá cao so với nhu cầu sử dụng của bạn.

Dưới đây là các thông tin chi tiết về G Suite và cách đăng ký sử dụng. Nếu bạn làm việc trong một doanh nghiệp hoặc là thành viên của nó, hãy cập nhật tất cả các ứng dụng cần thiết của G Suite để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Chúc bạn thành công!