Tin Tức

Cách sử dụng mail merge trong Word để trộn văn bản

Admin

14/09/2023

Share

cach su dung mail merge trong word de tron van ban 889799

Cách sử dụng mail merge trong Word

Đầu tiên, bạn cần sẵn sàng một file Excel chứa danh sách đầy đủ tên và một file Word chứa mẫu thư mời hoặc nội dung cần trộn vào thư.

Bước 1:.

Tại giao diện Word, bạn nhấn vào mục Mailings, sau đó nhấn tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị bên dưới. Tiếp theo, nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

Bước 2:.

Trong giao diện hiển thị các bước thực hiện, trước tiên bạn lựa chọn loại thư mà chúng ta đang soạn gồm:.

  • Letters: Loại thư mời.
  • Thư điện tử: E-mail.
  • Envelopes: Bao thư.
  • Gắn nhãn: Gửi thư theo nhãn.
  • Directory: Thư theo phân loại.

    • Sau đó bạn tiếp tục nhấn vào từ Next.

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Bước 3:.

    Trong giai đoạn này, bạn sẽ lựa chọn mẫu thư để kết hợp văn bản, bao gồm:

  • Sử dụng tài liệu hiện tại: Sử dụng mẫu thư đang mở.
  • Bắt đầu từ một mẫu: Sử dụng mẫu thư trong Word.
  • Bắt đầu từ tài liệu hiện có: Sử dụng các mẫu thư đã tồn tại hoặc đã được lưu trong Word.

    • Nhấn tiếp Next để tiếp tục sang bước kế tiếp.

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Bước 4:.

    Chúng ta sẽ lựa chọn dữ liệu từ file Excel chứa danh sách tên ở bước này. Hãy nhấn vào nút Browse… Để chọn file Excel.

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Trong Word, hiện thị giao diện với các sheet tài liệu Excel. Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng và nhấn OK để tiếp tục.

    Xem nhiều:  Cách sửa lỗi không tìm thấy ứng dụng để mở URL trên Android

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Hiện tại, toàn bộ nội dung các cột trong file Excel sẽ được hiển thị đầy đủ. Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn thông tin trong giao diện. Nhấn OK để tiếp tục và sau đó nhấn Next để tiến tới bước tiếp theo.

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Bước 5:.

    Bước này cho phép bạn thêm hoặc chỉnh sửa thông tin trong thư trộn nếu bạn chưa hoàn thành việc viết mẫu. Nếu mẫu đã hoàn chỉnh, bạn có thể bỏ qua bước này và nhấn vào “Next” để tiếp tục.

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Bước 6:.

    Trong quy trình này, bạn chỉ cần nhấn vào vị trí mà bạn muốn chèn nội dung, sau đó nhấn vào nút Insert Merge Field và chọn trường dữ liệu mà bạn muốn lấy, đầu tiên là tên của người đó.

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Hiện tại, tên trường sẽ được hiển thị. Để hiển thị tên người ngay lập tức, bạn có thể nhìn sang cột nội dung ở bên phải và nhấn vào mũi tên tại “Recipient” để thay đổi các mục trong danh sách. Khi đó, tên người muốn điền vào danh sách sẽ được hiển thị ngay lập tức.

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Sau khi nhấn xuống, bạn có thể điền thông tin vào nội dung khác ở phía dưới. Bạn cũng có thể chọn Insert Merge Field và chọn trường để điền nội dung, ví dụ như chức vụ. Sau đó, tên chức danh tương ứng sẽ được hiển thị như trong file Excel. Bằng cách nhấn vào mũi tên tại Recipient, nội dung các trường sẽ được thay đổi ngay lập tức.

    Xem nhiều:  Download Half Life 1.1 - CS 1.1 mở ra chơi luôn và các lệnh game

    Lúc này bạn có thể in ngay giấy mời và hoàn tất.

    Cuối cùng nhấn Next để hoàn tất quá trình trộn thư trong Word.

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Bước 7:.

    Sau khi đã hoàn thành xong thì bạn nhấn vào nút Finish & Merge rồi chọn Send Email Messages ở bên dưới.

    Hướng dẫn sử dụng kết hợp thư trong Word.

    Sau đó, bạn nhập nội dung email mà bạn muốn gửi và nhấn OK để mở Outlook trên máy tính và gửi email. Nếu bạn sử dụng Gmail, bạn cần lưu nội dung đó thành một tệp doc riêng rồi gửi email.